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Assistant(e) du chef de pôle

La Mission permanente de la France auprès des Nations unies
recrute un(e) assistant(e) du chef de pôle


Date de début : 8 septembre 2014
Date de fin : période d’essai de trois mois et contrat d’une durée d’un an renouvelable annuellement
Date limite de dépôt des candidatures : 25 août 2014
Salaire brut de l’agent : 4 437 $

Définition synthétique

En appui au chef de pôle, suivi des Ressources humaines, gestion du programme JEA/JPO et de la Présence française à l’ONU, gestion des dossiers Elections.

Détails des activités principales

1. Suivi des élections à l’ONU sous la direction du chef de pôle

— Préparation et organisation des campagnes électorales : accueil des candidats français à des sièges électifs dans les organes onusiens, montage de leurs programmes, accompagnement des candidats dans leurs démarches ;
— A cet effet, contacts quotidiens avec les Missions des Etats membres, les directions du ministère des Affaires étrangères et du développement international (MAEDI) concernées, l’ONU et l’OIF ;
— Suivi de l’ensemble des candidatures, françaises et autres, à des sièges électifs ;
— Tenue à jour des demandes et échanges de soutiens telles que connues à New York ;
— Suivi des relations avec le Groupe des Etats d’Europe occidentale et autres Etats (WEOG), préparation et participation à la présidence du groupe régional ;
— Rédaction régulière de lettres d’échange / demande de soutiens et de notes verbales (en français, avec traduction de courtoisie en anglais), ainsi que de notes diplomatiques de demande d’instruction ou de comptes rendus de démarche, et, en tant que de besoin, de notes de synthèse à l’attention de la hiérarchie.

2. Suivi des candidats et fonctionnaires français à l’ONU sous la direction du chef de pôle :

— Organisation de manifestations et réceptions au profit des français fonctionnaires internationaux, dont la réception annuelle à l’invitation du Ministre des Affaires étrangères et du développement international (septembre, 500 invités) et la réception annuelle à l’invitation du Représentant permanent (janvier, 200 invités) ;
— Information, conseils et assistance aux candidats et aux fonctionnaires internationaux français ;
— Suivi des dossiers de candidatures (avec l’ONU, y compris les postes sur le terrain, et la Délégation aux Fonctionnaires Internationaux du MAEDI) ;
— Rédaction de lettres de soutien aux candidatures françaises ;
— Tenue à jour du fichier des français fonctionnaires internationaux de New York (y compris retraités et stagiaires)
— Suivi des dossiers personnels de fonctionnaires français (y compris démarches administratives) ;
— Liaison avec les associations professionnelles de fonctionnaires internationaux

3. Gestion du programme des Jeunes experts associés (JEA /JPO) :

— Point de contact, au sein de la mission française, pour les gestionnaires du programme JPO dans les différents organes des Nations Unies (Secrétariat, UNICEF, PNUD, FNUAP, etc.) : recueil des besoins des organes, suivi du processus de sélection des candidats par l’ONU, suivi de la dimension financière du programme ;
— Contribution à l’élaboration de la programmation annuelle en lien avec les différents organes et départements des Nations Unies, les experts de la Mission, la Délégation aux Fonctionnaires Internationaux et la Direction Générale de la Mondialisation, du Développement et des Partenariats du MAEDI ;
— Organisation de rencontres et d’échange au profit des jeunes experts ; interventions à l’occasion de ces réunions ;
— Rédaction de notes de synthèse sur le programme JEA/JPO en tant que de besoin ;
— Suivi du parcours et fourniture de conseils aux jeunes experts, de leur entrée dans le programme jusqu’à leur recrutement éventuel au sein du système ONU

4. Fonctions traditionnelles d’assistant(e) du pôle Ressources Humaines, Réformes, Francophonie de la mission (dont les prérogatives englobent les élections et la présence française aux Nations Unies, le programme JEA/JPO, la revitalisation de l’Assemblée générale des Nations Unies, la réforme du Conseil de sécurité des Nations Unies, la réforme de la gestion des ressources humaines aux Nations Unies, la francophonie et le multilinguisme, ainsi que plusieurs points à l’ordre du jour de la 5ème Commission) :

— Gestion des appels ;
— Information des interlocuteurs ;
— Réservation de salles de réunion notamment à l’ONU ;
— Organisation de réunions et d’événements et appui aux associations professionnelles pertinentes ;
— Travail en partenariat avec les autres secrétariats ;
— Rédaction quotidienne de courriers et de notes verbales (et adressage) ;
— Recherche d’informations ;
— Accueil des visiteurs et accompagnement dans leurs déplacements officiels ;
— Accueil des stagiaires relevant du pôle ;
— Classement et tenue à jour des dossiers.

Compétences requises

— Formations et/ou expériences professionnelles souhaitables : Bonne connaissance de l’ONU et de ses différents organes, Formation universitaire (Bac + 3 minimum).

— Langues requises : Français : lu, parlé, écrit. Anglais : lu, parlé, écrit

— Connaissances informatiques – logiciels : Bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel) et de l’outil Internet

— Autres : Sens des relations humaines et du contact, de la communication et de l’écoute (appui aux candidats et fonctionnaires internationaux français,…) Discrétion et respect de la confidentialité des dossiers (suivi de la situation personnelle des fonctionnaires internationaux français,…) Sens de l’organisation et de la planification (tenue scrupuleusement à jour des dossiers relatifs aux élections comme aux fonctionnaires internationaux,…) Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément (élections, programme JPO, présence française, organisation de réunions et réceptions,…) Capacité à travailler en équipe (appui administratif au pôle RHEF), Esprit d’initiative et forte réactivité (cf. identification des futures vacances de poste à l’ONU, et des possibilités d’échanges de soutiens dans le cadre des élections, transmissions d’informations en temps réel au Département).

Contraintes particulières d’exercice :

— Respect des règles strictes de confidentialité liées au traitement des dossiers personnels des fonctionnaires et aux sujets politiques traités (élections à l’ONU, réforme du Conseil de sécurité, etc.) ;
— Disponibilité pendant les périodes de campagne électorales (lors du déplacement à New York des candidats ainsi que dans les semaines qui précèdent les élections) ;
— Grande disponibilité pendant les préparatifs de la semaine de haut niveau de l’Assemblée générale (mois de septembre), liés à l’organisation de réceptions et l’appui aux visites ministérielles


Détails pratiques :

Il est impératif que le/la candidat(e) soit un(e) résident(e) régulier(e) aux Etats Unis et seules les candidatures répondant à cette condition seront examinées.

Le poste sera ouvert à compter du 8 septembre 2014 pour une période d’essai de trois mois et un contrat d’une durée d’un an renouvelable annuellement.

Les candidatures (curriculum vitae et lettre de motivation en français) devront être adressées avant le 25 août 2014 par courrier à Mme Ahlem Gharbi (Représentation Permanente de la France auprès des Nations Unies, One Dag Hammarskjöld Plaza, 245 East 47th Street, 44th Floor, New York, NY 10017) ou par courriel : ahlem.gharbi@diplomatie.gouv.fr).



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